Le 11 soft skills che un assistente virtuale deve avere.
Prima di addentrarci nel topic di questo articolo, facciamo una breve descrizione dell’assistente virtuale: chi è e di cosa si occupa.
Chi è l’assistente virtuale?
L’assistente virtuale, che in inglese viene chiamato anche Virtual Assistant è una persona fisica che lavora da remoto su task specifiche o progetti completi. Sono tantissimi i vantaggi che si possono ottenere assumendo un Assistente Virtuale (a proposito se ne stai cercando uno compila il form in fondo)
Ora giustamente ti starai domandando: quali lavori può svolgere un assistente virtuale?
- Gestire l’agenda di appuntamenti
- Organizzare e gestire viaggi e prenotazioni
- Preparare una presentazione in Power Point
- Gestire la casella email
- Creazione e pubblicazione dei contenuti
- Rispondere a commenti sui social network
- Tracciare le spese
Il Virtual Assistant è una figura esterna all’azienda ma che, a tutti gli effetti, partecipa al suo lavoro da remoto, focalizzando la sua attenzione su task specifiche con l’obiettivo di alleggerire il lavoro dell’imprenditore.
Poniamo come esempio un venditore su Amazon, magari ha un impegno che lo terrà occupato per tutta la giornata ma allo stesso tempo deve gestire le richieste dei clienti: come può fare? Se non ti sei distratto/a nella lettura lo sai già: assumere un assistente virtuale
Ora passiamo all’argomento principale del nostro articolo, ovvero: quali sono le 11 soft skill che un assistente virtuale deve avere secondo noi?
- Flessibilità.
Un buon Virtual assistant lo si riconosce immediatamente dalla sua flessibilità sia in termini di lavoro che in termini di tempistiche. è importante infatti che si renda disponibile nei confronti del suo cliente, specialmente se questo lavora dall’altra parte del mondo. Magari i suoi clienti provengono da un fuso orario diverso da quello del Virtual assistant quindi, cosa molto importante, il Virtual assistant deve tenere in considerazione che potrebbe ritrovarsi a lavorare anche in orari “scomodi”.
- Organizzazione
Questa è una regola “madre” in quanto un Virtual assistant non organizzato molto probabilmente dimenticherà di fare delle cose o peggio ancora le farà sbagliate. La cosa più importante in questo caso è schedulare bene il lavoro e suddividerlo in task più piccoli, in modo da seguire un ordine logico durante il processo.
- Iniziativa
È importante rispettare ciò che il cliente chiede ma lo è allo stesso tempo consegnare il miglior lavoro possibile sempre e comunque. Quindi, un Virtual assistant che si rispetti, deve riconoscere cosa può migliorare nell’arco del lavoro. Ad esempio evitare alcune procedure o intraprenderne altre, sempre nell’ottica del miglioramento del risultato finale. Il cliente sarà doppiamente contento per avergli fatto notare delle cose che gli erano sfuggite.
- Concentrazione
Per lavorare bene il posto di lavoro deve essere ordinato e privo di distrazioni. Il Virtual assistant che si rispetti riesce a mantenere la concentrazione alta per tutto il tempo del suo operato. Questo avviene grazie alle tecniche che ha imparato con l’esperienza su come essere produttivi. Un consiglio è quello di eliminare ogni possibile fonte di distrazione.
- Comunicazione
La comunicazione non è importante solo nel marketing, bensì in ogni momento della nostra vita. Avere una comunicazione chiara e fluida può aiutare il potenziale cliente a fidarsi del Virtual assistant che ha le soft skills qui elencate. Inoltre il lavoro avverrà senza intoppi o incomprensioni.
- Conoscenza delle lingue
Se il Virtual assistant ambisce ad essere un professionista deve assolutamente conoscere più lingue. L’ideale sarebbe conoscere almeno l’inglese e lo spagnolo che sono le due lingue più parlate nel mondo. Ovviamente più lingue conosce il Virtual assistant e più ha possibilità di ottenere lavori da imprenditori di tutto il mondo.
- Problem solving
è successo a tutti almeno una volta nella vita di iniziare un lavoro, apparentemente fluido ma che all’improvviso, presenta un intoppo. Questo intoppo può decidere se il lavoro sarà completato come da accordi oppure no ed è qui che entra in gioco la soft skill del problem solving. Avere una mente allenata a risolvere problemi sarà una delle carte vincenti che il Virtual assistant professionista ambisce ad avere!
- Pazienza
La pazienza è una virtù, dicono i saggi. Impossibile dargli torto, la pazienza per un Virtual assistant è fondamentale, se non riuscirà a mantenersi calmo, perderà la concentrazione e questo lo farà sbagliare nel suo operato. Il pericolo è che questo possa avvenire nei momenti più delicati, ad esempio quando si sta cercando di risolvere una disputa con un cliente. Quindi Virtual assistant armati di pazienza e non mollare!
- Capacità di orientarsi
Il Virtual assistant professionista, è abituato a lavorare con persone diverse in piattaforme diverse. Quindi una skill fondamentale è quella di essere in grado di orientarsi all’interno di nuove interfacce che fino a poco tempo fa sembravano inesistenti.
- Essere aperto alle sfide
Il Virtual assistant professionista non ha paura di gestire nuove situazioni perché sa di essere padrone della propria professione. Si potrà trovare in difficoltà ma sa come gestirla. Non si lascia sopraffare dalle emozioni di un nuovo lavoro o di un compito difficile.
- Conoscenza dei principali software
Una buona conoscenza di WordPress, Shopify, Amazon FBA ecc è ciò che ci vuole per sapersi orientare nel proprio lavoro. Ovviamente più cose un assistente virtuale sa fare e migliore sarà la sua capacità di ottenere dei lavori.
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